L’A-B-C de l’événementiel: Apprenez le langage des Pros

Comme beaucoup d’autres secteurs d’activités, l’événementiel a un champ lexical qui lui est propre. Son code de langage comporte des mots qui ne vous sont peut-être pas étrangers au premier abord, mais dont la signification est parfois assez différente dans le domaine de l’événementiel.

Pour vous éviter de vous sentir perdu parmi des vocables tels que pax, roadshow, reco ou autre, découvrez sans plus attendre un glossaire des termes indispensables à connaître pour mener à bien vos projets événementiels et communiquer aisément avec les professionnels.

Les acteurs de l’événementiel

Agence événementielle: prestataire en charge de tout ou partie de l’organisation d’un événement.

Annonceur: personne morale bénéficiaire de l’événement; ce mot n’est pas propre à l’événementiel mais emprunté au domaine de la communication et des médias.

Chef de projet: personne chargée de la conception et la réalisation du projet événementiel; en agence, le chef de projet est responsable du dossier client.

DMC (Destination Management Company): agence réceptive qui fait bénéficier de son savoir-faire du marché pour l’organisation d’un événement à l’étranger.

MC (Maître de Cérémonie): personne qui présente une cérémonie, une soirée, un spectacle.

Régisseur général: responsable du déploiement sur le site de l’événement des différentes installations audiovisuelles, de la lumière et des services associés (sécurité incendie, shooting photo…).

Toppeur: personne chargée de rédiger et piloter le conducteur de l’événement et donner le jour J, le signal “Top!” aux régisseurs et techniciens pour des actions telles que le changement de lumière, la projection d’une vidéo, etc.

Tour Leader: personne responsable du bien-être des participants d’un événement lors des déplacements.

Vendor: anglicisme désignant un prestataire événementiel (traiteur, décorateur, DJ, maquilleur…).

Venue finder: prestataire spécialisé dans la recherche, la sélection et la recommandation de lieux les plus adaptés à la tenue d’événements.

Le langage technique

Animation artistique: intervention d’artistes lors d’un événement.

Animation déambulatoire: animation mobile pendant un événement.

Animation fixe: animation immobile qui nécessite un espace spécifique et une attention particulière des participants.

AO (appel d’offre): réponse de l’agence événementielle au brief d’un client ou prospect.

Catering: restauration des équipes d’organisation (technique, animation, logistique…).

Conducteur: document technique qui présente en détail le déroulé de l’événement.

Démontage: opération consistant à désinstaller les éléments d’un événement (décor, technique, traiteur…).

Draft: brouillon, ébauche du projet événementiel.

Duplex: technique de streaming vidéo permettant de relier sur le même point d’accès deux transmissions distinctes.

Filage: répétition sur le lieu de l’événement afin d’évaluer avec précision les temps nécessaires pour certaines actions.

Grill: structure fixée au plafond et servant à accrocher du matériel technique (son, lumière, projecteur…).

Kick off: lancement d’un événement; désigne aussi un événement interne fédérateur et participatif.

Listing: liste complète des invités et participants à un événement.

Montage: opération de mise en place de l’événement (décor, technique…).

Outbound & inbound: aller-retour (out de l’aéroport d’origine et in à l’aéroport d’origine).

Pax: participants d’un événement; ce terme provient en fait du milieu aérien.

Privatisation: action de rendre privé tout ou partie d’un lieu généralement ouvert au public.

Reco(mmandation): dossier rédigé par l’agence et présentant le projet événementiel en réponse au brief.

Régie: local dans lequel les divers techniciens orchestrent un événement.

Rétroplanning: calendrier prévisionnel élaboré en partant du jour J de l’événement.

Roadbook: document qui résume les informations importantes et les missions de chaque membre de l’équipe; encore appelé feuille de route.

Rooming list: liste de répartition des chambres des invités.

Rough: plan dessiné au crayon ou en PAO du projet scénographique de l’événement (espaces, décors et mobilier prévus).

VHR (Véhicule-Hôtel-Restauration): ensemble des frais du staff de l’événement (coût du trajet, de l’hébergement et de la restauration).

Les lieux et types d’événements

Auditorium: salle dont l’architecture a été prévue pour une acoustique exceptionnelle (idéale pour tenir des conférences).

Classroom: format de réunion durant laquelle les participants sont assis derrière des tables comme à l’école.

Cocktail: soirée dont le but est avant tout la célébration et la convivialité.

Colloque: réunion de spécialistes visant l’étude des questions théoriques scientifiques ou la discussion de problèmes économiques, politiques et autres.

Conférence: événement organisé autour d’une thématique et durant lequel des intervenants spécialistes du domaine transmettent des informations aux participants sur ledit sujet.

Congrès: conférence scientifique qui rassemble les chercheurs d’un domaine pour faire état de leurs avancées, mais aussi nouer et entretenir le contact entre collègues; rassemble un nombre important de participants (de quelques centaines à plusieurs milliers).

Gala: soirée festive et prestigieuse organisée pour célébrer un événement particulier de l’entreprise.

Hackathon: événement durant lequel des développeurs volontaires travaillent en collaboration sur des projets de programmation; désigne aussi un processus très créatif qui permet de se réunir sur des durées flash pour résoudre des thématiques.

Incentive: événement d’entreprise organisé en dehors du cadre professionnel et qui félicite l’aboutissement des efforts et récompense les meilleurs employés.

JPO (Journées Portes Ouvertes): événement durant lequel une entreprise autorise à un grand public l’accès libre à ses locaux afin d’afficher son expertise et savoir-faire.

Meeting: réunion de travail.

MICE (“Meeting, Incentive, Conference, Exhibitions/Events”): désigne l’ensemble des activités hôtelières et touristiques liées aux événements d’entreprise; encore appelé tourisme d’affaires.

Plénière: réunion rassemblant l’intégralité des acteurs d’une entreprise (salariés, dirigeants, représentants du personnel…).

Pop-up store (boutique éphémère): événement durant lequel une marque est présente de courte durée en un lieu inhabituel afin de faire vivre au consommateur une expérience de vente extrêmement engageante.

Réunion: événement aux interactions multiples et dédié au travail sur un sujet spécifique.

Roadshow: événement qui vise la présentation exceptionnelle d’un produit ou service grâce à une tournée promotionnelle.

Séminaire: événement interne d’entreprise en petit groupe qui a généralement un but d’enseignement.

Séminaire résidentiel: séminaire se déroulant sous plusieurs journées et incluant l’hébergement et la restauration.

Team building: événement dont les activités visent à resserrer les liens entre salariés d’une entreprise, motiver les équipes et intégrer les nouvelles recrues.

Vente privée: événement de vente exclusive à un groupe restreint de personnes.

Webinaire: séminaire en ligne.

À présent le jargon événementiel n’a (presque) plus de secrets pour vous. Même si cette liste couvre un bon nombre des termes les plus utilisés, elle n’est pas exhaustive. Si vous travaillez dans le secteur, continuez donc de vous documenter en permanence afin d’être toujours à jour sur les dernières tendances.