Salon Professionnel: Les 10 Commandements Du Parfait Exposant

S’il est vrai qu’au Cameroun, beaucoup d’entreprises hésitent encore à investir réellement dans l’événementiel, il y a tout de même un événement qui a réussi à conquérir les cœurs et est devenu très prisé de tous: le salon professionnel.

Pourquoi cet enthousiasme? Principalement parce que le salon professionnel donne une dimension humaine aux rapports commerciaux puisqu’il répond aux besoins incessant de voir, toucher, échanger, négocier… Et c’est bien la raison pour laquelle cet événement est considéré comme l’une des méthodes les plus efficaces pour générer des leads en B2B (en d’autres termes, acquérir des contacts professionnels qualifiés). 

Par définition, un salon est une exposition qui rassemble plusieurs spécialistes et professionnels d’un même secteur économique en vue de développer une activité. Événement thématique le plus souvent, le salon professionnel dégage de nombreux avantages pour les exposants. En effet, ces derniers peuvent s’en servir pour booster la notoriété de leur entreprise, présenter de nouveaux produits, s’informer sur les dernières tendances de leur marché, tisser des partenariats, etc.

Cependant, il serait fatal de penser qu’un outil aussi efficace ne nécessite aucune préparation en amont. Ne vous méprenez pas. Votre seule présence sur un stand est insuffisante pour conclure des ventes ou tout autre objectif commercial. Pour participer à un salon, vous devez -comme pour tout autre événement, avoir recours à une organisation méthodique afin d’éviter des résultats décevants.

Dans cet article, je vous présente quelques instructions à respecter pour optimiser au maximum votre préparation à un salon professionnel. Le plus beau? Au final, vous serez en mesure de tirer le meilleur parti de votre prochaine exposition à un salon.

1) Pour ton salon, des objectifs clairs tu fixeras

Je le dis et je ne m’en lasse pas: avant d’organiser -ou dans le cas actuel participer à un événement, il faut définir les objectifs que l’on souhaite atteindre en fonction des besoins actuels de l’entreprise. Dans le cas du salon professionnel, cette étape est d’autant plus cruciale car le choix du salon en dépend.

Oui, j’ai bien dit le choix du salon. Participer à un salon coûte cher et demande du temps. Or, vous et moi savons que temps et argent sont deux ressources très précieuses pour les PME. Vous gagnerez donc à faire le bon choix afin d’éviter de gaspiller ces deux ressources.

Quelques exemples d’objectifs pour un salon professionnel:

• Collecter 250 fiches de contact bien remplies pour enrichir le fichier de prospects
• Faire 35 démonstrations du produit X à des professionnels
• Rencontrer 5 partenaires potentiels pour agrandir le réseau de distribution sur le territoire national.

Une fois vos objectifs fixés et votre choix de salon fait, inscrivez-vous le plus tôt possible et réservez votre emplacement.

2) Une équipe salon tu mobiliseras

Qui dit salon, dit stand. Qui dit stand, dit exposant. Lesquels de vos collaborateurs seront donc les exposants sur le stand de votre entreprise?

Le premier membre de l’équipe qu’il faut désigner est le “chef de projet salon (ou responsable salon) ”. Appelez-le comme vous voulez, mais au final, désignez-en un. Il aura la responsabilité de superviser l’organisation, mettre en oeuvre les opérations et contrôler les dépenses. La casquette de chef de projet salon est en général portée par le responsable événementiel ou le chargé de communication de l’entreprise.

Par la suite, le chef de projet devra composer l’équipe salon. Bien entendu, il ne s’agit pas seulement de désigner les personnes qui seront présentes sur le stand pendant la durée du salon. Le chef de projet devra également les former, les sensibiliser et les impliquer tout au long du processus d’organisation. Ensemble, l’équipe définira un argumentaire commercial approprié, sélectionnera les produits à exposer, organisera la logistique… 

#Tip: Le nombre de membres de l’équipe est fonction de la taille du stand (trop de personnes font fuir les visiteurs). Par ailleurs, chaque animateur doit avoir une solide connaissance de l’entreprise ainsi que de ses produits et services.

3) Un (rétro)planning tu définiras

A présent que l’équipe est mobilisée, il est essentiel de dérouler toute la planification de l’événement. Le chef de projet salon se chargera donc de définir avec son équipe, toutes les tâches de l’organisation du salon. C’est à lui que revient la responsabilité de veiller à l’exécution de chacune de ces tâches. Dans les jours qui précèdent le salon jusqu’à la veille de son ouverture, il devra procéder à quelques vérifications à partir d’une check-list:

• stand aménagé et fin prêt;
• badges d’accès au salon distribués à toute l’équipe;
• carton “Divers” constitué et contenant ciseaux, stylos, ruban adhésif, papiers, essuie-tout, produits de nettoyage, vaisselle, trousse de secours, rallonge électrique, etc.;
• divers branchements sur le stand vérifiés et corrects;
• dress code convenu pour toute l’équipe;
• fiches contact visiteurs prêtes… 

4) Un plan de communication tu établiras

Lorsqu’elles participent à un salon professionnel, les entreprises se contentent parfois d’installer leur stand sur le lieu de l’exposition et d’attendre les visiteurs. Grosse Erreur!

Pourquoi? Parce que l’une des règles d’or de l’événementiel d’entreprise est d’informer vos clients et prospects avant la tenue de l’événement. Je vous en ai parlé dans la 2e partie du guide d’organisation d’un événement d’entreprise. Pour que votre événement soit réussi, vous devez attirer des participants (dans le cas d’espèce, des visiteurs). Les mots d’ordre sont donc: COMMUNIQUER SANS RELÂCHE!

À ce stade, plusieurs actions sont envisageables:

• campagne de teasing sur les réseaux sociaux (ex: jeu concours avec des lots à récupérer sur le stand, annonce d’une promotion de prix durant l’exposition);
• envoi d’invitations à la presse, aux clients et prospects;
• insertion de la nouvelle dans la newsletter et le journal de l’entreprise;
• dépôts d’invitations et brochures publicitaires à la réception de votre entreprise (pour distribution à tous les visiteurs);
• personnalisation de votre signature email pour promouvoir la présence au salon;
• création d’une page de l’événement sur le site internet de l’entreprise;
• promotion de votre présence dans les supports des partenaires médias du salon…

#Tip: Sur vos invitations et brochures, inscrivez des messages qui pourraient avoir un impact positif sur la motivation des récipiendaires. Exemples: “Un cadeau vous sera remis sur présentation de cette invitation pendant le salon” ou encore “Bénéficiez d’une remise de 30% sur présentation de cette brochure à notre stand.”

5) Un stand attractif tu aménageras

Pour attirer des visiteurs, votre stand doit de prime abord, se démarquer par son emplacement et son aménagement.

Premièrement, l’emplacement du stand est capital. Pour réserver le meilleur emplacement selon votre budget, il faut vous inscrire tôt. Bien entendu, certains espaces sont plus favorables que d’autres. On pense notamment à l’entrée, les principaux axes de passage et les angles où les visiteurs sont susceptibles de s’arrêter pour demander leur chemin. Évitez les couloirs en impasse et la proximité des sanitaires (sauf si vous aimez les mauvaises odeurs… Attention, je ne tire sur personne!).

Une fois l’emplacement du stand réservé, il faut réfléchir à son aménagement. Faites en sorte que votre stand porte l’identité de l’entreprise en tout point. Habillez-le à vos couleurs et accessoirisez-le. Écrans vidéo, jeux de lumière et affiches accrocheuses sont quelques indispensables pour attirer l’oeil du visiteur. Aussi, prévoyez quelques places assises pour les visiteurs, sans que votre stand ne ressemble à une salle de classe pour autant.

Pour l’habillage de votre stand, soyez créatifs et piochez parmi la multitude de supports existants dédiés à la communication sur un salon:

• les flyers et dépliants
• les kakemono suspendus
• les roll up personnalisés
• le vinyle adhésif
• les stickers repositionnables
• le photocall
• les totems triangulaire en carton ou Akilux.

#Tip: Si l’un des objectifs de votre participation à ce salon est le recrutement, vous pouvez prévoir sur votre stand un coin calme avec des places assises pour tenir un mini job dating. (Ne paniquez pas si le concept de job dating vous est inconnu; je le développerai très bientôt dans un prochain article.)

6) Des visiteurs assoiffés d’informations, tu entretiendras

Pendant le salon, vous devez faire en sorte que les visiteurs restent sur votre stand le plus longtemps possible pour échanger avec vos commerciaux. Le secret pour accomplir cet exploit est de mélanger de façon subtile un zeste d’actualité (présentation de nouveaux produits et services), une poignée de contenu (mini ateliers thématiques), une pincée de concret (démonstrations pratiques) et surtout, relever le tout avec une pointe de ludisme (jeux concours et autres animations); tout ceci en conservant une adéquation parfaite avec votre cible et votre image de marque.

Au final, cette cuisine spéciale a pour objectif de créer une ambiance qui rendent les visiteurs ouverts à la conversation. Incluez également des petites attentions telles qu’offrir des rafraîchissements et des gourmandises.

Aussi, préparez à l’avance votre prospection en mettant à votre disposition tous les documents commerciaux dont vous aurez besoin (cartes de visite, flyers, brochures, etc.). En fin de compte, vous saurez que vous avez atteint votre mission si vous parvenez à créer le modèle AIDA (Attention, Intérêt, Désir, Achat/ Action).

#Tip: Imprimez à l’avance des fiches de contact pour enregistrer chaque visiteur. Vous pouvez les présenter comme suit:
- au recto les informations du visiteur (noms, contact, fonction, but de la visite…)
- au verso, un complément d’informations à remplir par l’exposant (type de visiteur: client ou prospect; besoins exprimés; bilan de l’entretien: intéressé ou pas; action pour la suite: à recontacter ou pas…). 

7) Aux activités du salon, tu participeras

De plus en plus, les organisateurs de salons professionnels proposent d’autres services en parallèle des stands:

• conférences-débats,
• ateliers thématiques,
• points de presse,
• soirée de gala…

En général, les exposants ont un libre accès à ces différentes activités donc ne vous en privez pas. Les conférences et autres ateliers sont d’excellents moyens de vous tenir informé de l’actualité de votre secteur d’activités et de faire du réseautage de qualité. Bien entendu, il faut désigner au préalable les collaborateurs qui assisteront à ces activités. Votre entreprise ne paie pas si cher pour que les visiteurs trouvent un stand désert.

Par ailleurs, si votre budget le permet, prenez part à ces prestations en tant qu’intervenant. Ce sera l’occasion de booster la notoriété de votre entreprise et de démontrer son expertise dans un domaine précis. 

8) Un débrief à la fin du salon, tu feras

Le dernier jour d’exposition, ne quittez pas les lieux sans avoir fait un premier bilan. Quoiqu’on dise, les réactions à chaud sont souvent les meilleures. Lancez un questionnaire d’évaluation afin de recueillir les impressions de l’équipe et établir déjà quelques axes d’amélioration.

9) Des messages de remerciement tu enverras

Une deuxième action prioritaire après le salon est le remerciement de toutes les parties prenantes. La direction de l’entreprise doit remercier les visiteurs importants, les organisateurs du salon et surtout les équipes en interne pour leur dévouement.

Préparez une campagne d’emailing (ou SMS) pour remercier tous les visiteurs. Aussi, veillez à remercier via vos réseaux sociaux, tous les internautes qui ont interagi avec vous.

Continuez à faire vivre l’événement via la newsletter, les réseaux sociaux, le site internet… 

10) Un rapport de salon tu rédigeras

Une fois le salon passé, ne commettez pas l’erreur de replonger immédiatement dans votre routine au bureau. Au contraire, prenez le temps d’évaluer votre participation par rapport aux objectifs fixés en amont:

• Avez-vous atteint ces objectifs?
• Quelles actions ont eu un impact positif?
• Quelles actions n’ont produit aucun résultat?
• Que retenir des actions implémentées par les concurrents et les autres exposants?
• Quelles leçons tirer de votre participation en général?
• Devriez-vous prendre part à une prochaine édition de ce salon?

Les réponses à ces questions seront consignées dans le rapport d’événement qui doit être rédigé par le chef de projet salon. Il doit contenir aussi un bilan chiffré de la manifestation (nombre de commandes sur stand, nombre de fiches visiteurs collectées, nombre de partenaires identifiés…).

Le second point à être très souvent banalisé par les entreprises c’est le suivi post-salon. Vous vous souvenez des fiches contact que vous avez fait remplir par vos visiteurs? Le moment est venu de les exploiter. Triez toutes vos fiches contact selon leur pertinence. Vos commerciaux se chargeront alors de relancer les visiteurs qui doivent l’être.

Enfin, ne fuyez pas l’étape d’évaluation par peur de devoir faire face à des résultats décevants. Regardez plutôt le verre à moitié plein. Être constructif et objectif vous permettra de trouver facilement des axes d’amélioration pour votre prochain salon.

A présent, vous êtes fin prêts à prendre part à votre prochain salon professionnel. Bonne exposition!