réussite événement d'entreprise

Réussite d’un événement: Comment l’évaluer?

7 décembre 2020

La réussite.

Un concept que nous connaissons bien, mais qui ne représente pas la même chose pour tous.

Réussir sa vie par exemple, c’est LA chose à laquelle tout être humain aspire. Qu’est-ce que ça signifie pour vous? Avoir une belle carrière? Se marier et fonder une famille? Devenir aussi riche que le footballeur Samuel Eto’o (si ce n’est plus)?…

Les représentations de la réussite sont nombreuses. Et pour certains, elle ne se résume au final qu’à un fait très simple: être heureux.

Cette définition de la réussite s’applique justement à l’événementiel -dans un certain sens en tout cas. Et la raison est simple. Quelque soit sa finalité, le premier critère de réussite d’un événement correspond à des participants satisfaits et heureux.

Bien que très parlant, ce critère est cependant loin d’être le seul. Il existe en effet plusieurs moyens d’évaluer la réussite de vos événements d’entreprise. Et ce sont justement ces moyens qui seront abordés dans cet article.

Sur la page A Propos de ce blog, je vous explique pourquoi selon moi, il est nécessaire d’intégrer l’événementiel à votre stratégie marketing. Cependant, si vous êtes incapables de mesurer le ROI de vos événements, mon conseil est le suivant: ignorez cet outil de communication. Vous éviterez ainsi de jeter votre argent par les fenêtres.

Pourquoi évaluer la réussite de vos événements d’entreprise ?

La réponse à cette question a plusieurs volets. Mais ne les évoquons pas tout de suite.

Souvenez-vous d’abord de ce que j’ai dit dans la première partie du guide ultime de l’organisation d’un événement: la toute première étape de la planification est la définition des enjeux dudit événement. Quelles informations souhaitez-vous que les participants mémorisent? Quels comportements souhaitez-vous influencer par la tenue de cet événement? Cet exercice est important car sans objectifs, il vous sera difficile d’avoir des critères de réussite.

Revenons à présent aux raisons pour lesquelles vous devriez mesurer le succès d’un événement. Je n’en mentionnerai que deux qui selon moi, sont les plus importantes:

  • Justifier les coûts et investissements: Ne vous imaginez jamais que des gens vous confieront leur argent sans vous demander des comptes en retour. Personne ne le fait sur cette terre. La bonne tenue d’un événement nécessite des coûts non négligeables selon sa taille. Une fois l’événement terminé, il faudra expliquer les différentes dépenses et justifier leur nécessité. Tout doit être clair comme de l’eau de roche. C’est assez ennuyeux de parler chiffres mais c’est un sujet incontournable dans le monde du business. Que votre structure soit à vocation commerciale ou pas, vous devez garder un œil attentif sur vos finances sinon vous mettrez vite la clé sous la porte.
justifier les investissements
  • Déterminer l’efficacité de cette action de communication: Comme je l’ai dit plus haut, évaluer la réussite de vos événements vous empêche de gaspiller de l’argent à l’avenir. Pour la simple et bonne raison que si vous arrivez à la conclusion qu’un événement n’a pas marché, vous ne le ferez peut-être plus. Cet argent sera donc utilisé à des fins plus impactantes. Oui, c’est aussi simple que ça.

Quels sont les points clés permettant d’évaluer la réussite de vos événements ?

Pour évaluer la réussite de vos événements, vous pouvez vous appuyer sur plusieurs éléments: le budget et les statistiques d’une part, les retombées médiatiques et les impressions du groupe d’autre part.

Les statistiques

A ceux qui l’ignoraient, je suis ravie de vous apprendre aujourd’hui que la réussite d’un événement peut être quantifiable. Au terme d’un événement, vous pouvez recueillir et analyser bon nombre de données telles que:

  • l’intérêt : il est traduit par le nombre de visites sur la page web de l’événement s’il y en a une, les onglets consultés et la durée moyenne de chaque visite (à évaluer et comparer sur une période précise);
  • l’engagement sur les réseaux sociaux : utilisez l’application Hootsuite pour connaître vos statistiques sur vos différentes plateformes sociales;
  • l’interactivité entre la marque et le public: ce point fait référence à l’ensemble des données relatives à vos clients et prospects (ex: augmentation du nombre d’abonnés à la newsletter, ou du nombre d’abonnés sur les réseaux sociaux, ou encore du nombre de visiteurs uniques du site web et/ou du blog de l’entreprise…);
  • le taux de participation: croisez le nombre d’invités ou de personnes attendues avec le nombre de personnes ayant effectivement assisté à votre événement (J’espère sincèrement que le résultat n’est pas déprimant);
  • les retombées commerciales qui sont fortement liées aux enjeux fixés au départ (augmentation du volume d’achat des clients invités, augmentation des ventes annuelles…).

Le budget

Un événement réussi est aussi celui qui respecte l’intervalle budgétaire initial. A quel point vous êtes vous conformés au budget prévisionnel? Quel est l’écart entre les prévisions et les dépenses réelles? A quoi est dû cet écart?

Si vous organisez des événements en free-lance, un écart budgétaire déficient conduira probablement à un endettement de votre part car votre client ne paiera que ce pour quoi il s’est engagé au départ. Le même événement que le client pourrait considérer comme réussi, sera pour vous un échec qui vous laissera un goût amer en bouche.

Les retombées médiatiques (en qualité et quantité)

Pour un événement ouvert au public, essayez de répondre aux questions suivantes avec le plus de précision possible:

  • Combien de médias (online et offline) parlent de votre événement maintenant qu’il est terminé?
  • Est-ce que l’audience de ces médias est pertinente pour votre entreprise?
  • Leurs revues sont-elles positives?
  • Quels sont les retours des invités/ participants? (Il peut s’agir des commentaires sur votre blog et vos réseaux sociaux, des réactions reçues par mail, des réponses à un sondage que vous pouvez lancer post-événement).
réussite médiatique de l'événement

Les impressions du comité d’organisation

Après l’événement, rassemblez votre comité d’organisation et recueillez leurs avis sur ce qui n’a pas été, ce qui a bien été et aussi le reste (ce que vous aviez imaginé et mis en place mais qui ne ressort ni pour des soucis ni pour des choses positives).

Le meilleur moment pour tenir cette réunion est en général juste après la fin de l’événement. Il n’y a rien de mieux que les réactions “à chaud”. Elles sont spontanées et très souvent sincères. De plus, la mémoire est encore fraîche et tous les détails autour de l’événement sont précis.

Il n’est pas exclu de tenir une seconde réunion quelques jours plus tard. Chaque membre de l’équipe aura eu le temps de faire une analyse personnelle du déroulé (y compris de la phase préparatoire) et vous pourrez procéder à un décryptage minutieux de chaque étape.

Affronter les résultats : réussite ou échec ?

En général, lorsqu’une action produit des résultats satisfaisants, on est prêt à la reproduire. Par contre, lorsqu’on essuie un échec cuisant, on essaie d’analyser et d’apprendre de ses erreurs. Du moins, c’est ce que la société nous enseigne dans la vie courante.

J’ai pourtant lu cette année deux auteurs qui désapprouvent l’attitude couramment adoptée en cas d’échec. Dans leur livre Rework, Jason Fried et Davide Hansson -puisqu’ils s’agit d’eux, affirment qu’apprendre de ses erreurs a peu de valeur. Au lieu de chercher à savoir ce qu’il ne faut pas faire, on gagnerait à se concentrer sur ce qui a bien marché afin de mieux le refaire. Extrait du livre:

What do you really learn from your mistakes? You might learn what not to do again but how valuable is that? You still don’t know what you should do next. Contrast that with learning from your successes. When something succeeds, you know what worked and you can do it again. And the next time, you’ll probably do it even better.

Rework, by Jason Fried & Davide Hansson
La réussite présentée autrement dans le livre Rework présente
Source: Phil Santos

Mais bon, je digresse. Ce n’est pas le sujet.

Faire face et rebondir…

Si vous êtes Camerounais, vous connaissez certainement la chanson “Le jour des résultats, les larmes vont couler”. Je me souviens qu’on l’entonnait à l’école primaire. Le “jour des résultats” fait référence au jour de remise des bulletins scolaires. “Les larmes vont couler” signifie que les élèves ayant eu de mauvaises notes vont pleurer à chaudes larmes. Transposons le scénario sur votre entreprise. Maintenant que vous avez terminé d’évaluer votre événement, il est temps de faire face aux résultats: vos larmes vont-elles couler? J’espère sincèrement que non.

Néanmoins si vous arrivez à la conclusion que votre événement a été un échec monumental, dites-vous que ce n’est pas la fin du monde. Acceptez les résultats obtenus afin d’orienter votre prise de décision. Que vous soyez face à un échec ou une réussite, si vous évaluez votre événement avec soin, vous aurez suffisamment d’éléments pour décider de la suite. Ne négligez donc pas cette étape et servez-vous en pour créer des expériences encore plus riches pour votre cible.

Avez-vous déjà évalué la réussite d’un de vos événements? Quelle méthode avez-vous utilisé? Dites m’en plus en commentaires.

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